Você sabia que a automatização é hoje a maior fonte de liberdade para empreendedores? Ao transferir uma tarefa repetitiva para um software ou uma máquina, você ganha tempo para fazer outras coisas.

É inevitável. Se esse momento ainda não chegou, vai chegar uma hora em que delegar tarefas se tornará fundamental para a sua empresa crescer.

E eu costumo dizer que a melhor forma de terceirizar é adotar uma tecnologia e a segunda melhor é contratar um freelancer ou funcionário.

Fique comigo que eu vou explicar por que a automatização deve ser uma prioridade para os empreendedores e como colocá-la em prática!

Mas o que significa automatizar?

Antes de falar sobre como automatizar uma empresa, a gente precisa entender o que isso quer dizer.

Afinal, é comum as pessoas associarem esse processo a um cenário industrial, em que robôs operam na linha de produção, montando carros e máquinas de vários tipos.

Só que no mundo de hoje, na era digital, os robôs são formados por bytes. Eles nada mais são do que softwares que ajudam no processamento da informação.

Ou seja, em vez de um ser humano executar tarefas repetitivas relacionadas a dados, um sistema, programa de computador ou aplicativo as realiza com maior eficiência. Além da praticidade, a automatização traz agilidade para a empresa e ainda diminui os erros.

Porém, para que isso seja possível, o seu negócio precisa estar digitalizado.

Não dá para pensar em investir em software se a sua empresa opera no analógico, registrando e controlando tudo no papel.

Como um exemplo prático, vamos comparar o nível de automatização de uma loja física e um e-commerce.

Vender por canais digitais permite ao empreendedor atingir um grau de automatização exponencialmente maior em comparação à loja física, pois os processos já estão digitalizados.

Num e-commerce, é fácil descobrir quantas pessoas acessaram o site, viram determinados produtos, colocaram itens no carrinho, efetivaram a compra, entre outras informações.

Também é possível contar com outros recursos, como para recuperar carrinho abandonado, por exemplo. Se uma pessoa desistir da compra, o software já manda automaticamente um e-mail para ela, fazendo um convite para recuperar o carrinho ou oferecendo um cupom de desconto.

Ainda, se um usuário acessou um produto e não efetivou a compra, a automatização pode criar um anúncio em outro site, do produto que ela viu.

Todos esses processos ficam programados, ou seja, você não precisa ter um funcionário cuidando de cada uma dessas ações.

Por outro lado, isso não quer dizer que automatizar uma loja física seja impossível, mas costuma ser mais desafiador.

Se o seu negócio é físico e, portanto, você não tem capacidade de digitalizar a empresa por completo, tudo bem. Mas tenha em mente que a digitalização é importante e pode ser adotada de forma gradual.

Qual a importância da automatização para a escalabilidade?

Além de te dar mais liberdade, a automatização é o segredo para fazer a sua empresa crescer, sem aumentar os custos para dar conta do trabalho.

Com um único software, gratuito ou pelo qual você paga um valor fechado, dá para executar as tarefas que mil funcionários contratados não conseguiriam fazer, pelo menos não na mesma velocidade, nem com a mesma precisão.

Quando você passa a usar um conjunto de softwares para apoiar a gestão e outros processos, é como se estivesse montando uma rede de apoio empresarial. 

Assim como “é preciso uma vila inteira para criar um filho”, um sistema digital de apoio é necessário para tornar seu negócio escalável. Só assim você vai conseguir alçar voos mais altos e fazer a empresa crescer sem ter que aumentar os seus gastos.

Basicamente, a tecnologia cria os alicerces para o negócio escalar de forma sustentável.

Adotar softwares de automatização é mais simples do que você imagina

Há quem tenha receio de adotar certas tecnologias, como sistemas de gestão empresarial, por conta da complexidade. Mas saiba que muita coisa mudou e hoje a adoção de softwares é muito mais simples do que antigamente.

Sobretudo por conta do crescimento da computação em nuvem, que disponibiliza recursos sob demanda, vimos surgir uma espécie de automatização a la carte.

Em vez de investir um valor alto para contratar um software complexo, com inúmeras funcionalidades, você contrata só o que precisa, de acordo com as suas necessidades do momento.

É como ir a um restaurante e escolher apenas um prato no lugar de uma refeição completa com entrada, prato principal e sobremesa. Essa é uma tendência em diversas áreas.

Hoje as pessoas podem escolher comprar uma única música em vez de um álbum inteiro, por exemplo. Ou assistir a determinados filmes e séries sem precisar pagar pela assinatura de vários canais.

Podemos pensar também na fragmentação dos serviços financeiros pelas fintechs, movimento chamado de “unbundling”, que oferece uma única solução (como cartão de crédito ou empréstimo) em vez de um conjunto de ofertas como fazem os bancos tradicionais.

Esse modelo, aplicável em diversos serviços digitais, é considerado disruptivo, pois não só bate de frente como também desestabiliza as grandes empresas. Afinal, permite fazer ofertas mais específicas, eficientes, e o cliente paga apenas pelo o que usa.

Graças a essa transformação, hoje você consegue adotar tecnologias altamente especializadas, por um custo menor, e fáceis de serem implementadas.

Sendo assim, a empresa não precisa comprar um software complexo e difícil de colocar em prática. Pode contratar programas apenas para atividades específicas, como carrinho abandonado, automatização de e-mail, controle de estoque, fluxo de caixa, entre outras.

A ideia é que você contrate as tecnologias de acordo com as suas necessidades, priorizando o que faz mais sentido em cada momento. Além de ser mais simples, é mais barato.

4 dicas para automatizar a sua empresa de forma simples

Para ilustrar melhor os passos necessários para fazer a automatização acontecer, vou falar sobre eles usando como exemplo um caso real.

Na região de Nice, na França, um dos principais destinos dos turistas no verão europeu, Pavel N. começou a alugar alguns imóveis por meio do Airbnb. À medida em que esse negócio foi se tornando rentável, ele percebeu o quanto o gerenciamento dos aluguéis estava tomando tempo, sobretudo por conta das tarefas repetitivas.

Quando chegava a alta temporada, Pavel ficava maluco com a quantidade de tarefas e sem tempo para mais nada. Então, ele percebeu que era necessário padronizar e automatizar todas elas, inclusive as tarefas pequenas. 

Graças a essa sacada, mesmo tendo uma quantidade maior de propriedades disponíveis no Airbnb, ele conseguiu poupar tempo por meio da automatização de 90% das tarefas. Ou seja, se ele quisesse aumentar o negócio, poderia fazer isso sem ter que contratar funcionários.

Veja como você pode fazer o mesmo:

1. Liste os problemas que estão te estressando

 

Pense sobre como você tem usado o seu tempo para gerenciar a empresa. A partir dessa reflexão, monte uma lista das tarefas repetitivas, que são mais estressantes e que tomam mais tempo.

No caso de Pavel, as principais tarefas eram:

• Atualizar preços: Apesar de fácil, é um trabalho cansativo, principalmente com um número maior de imóveis. Como os preços variam conforme a temporada e a concorrência, precisam ser sempre atualizados.
• Responder dúvidas sobre os imóveis: Antes de fazer a reserva no Airbnb, as pessoas costumam mandar perguntas sobre o espaço, e muitas são idênticas.
• Comunicação pré-estadia: Feita a reserva, o anfitrião precisa enviar instruções sobre o imóvel, dicas do que fazer, e as mensagens são sempre as mesmas.
• Controle financeiro: Para manter um controle do fluxo de caixa, os dados da reserva precisam ser registrados.
• Check-in: Ter que ir pessoalmente entregar as chaves do imóvel para os hóspedes.
• Atendimento durante a estadia: Muitos hóspedes enviam dúvidas que surgem enquanto estão no imóvel.
• Check-out: De novo, ter que ir pessoalmente pegar as chaves e verificar se o espaço está em ordem.
• Gerenciar a limpeza: Avisar a equipe com antecedência para atender ao cronograma de aluguel de todos os imóveis.
• Comunicação pós-estadia: Enviar uma mensagem de agradecimento e com pedido de avaliação.

Avalie as necessidades do seu negócio e faça o mesmo. Considere as tarefas manuais, mais trabalhosas e que podem ser automatizadas.

2. Use tecnologias acessíveis

Encontrar o software ideal é uma questão de tentativa e erro. Você precisa usar as tecnologias disponíveis para entender quais atendem melhor às suas necessidades, se são fáceis de implementar, etc.

Pavel foi atrás daquelas mais acessíveis, que não dependem de conhecimentos de programação para serem adotadas. No final das contas, ele conseguiu encontrar ferramentas de automatização para todas as tarefas repetitivas.

Aplicativos para atualização de preços, envio de mensagens e gestão da equipe da faxina, por exemplo, revolucionaram o dia a dia de Pavel, que não precisou mais gastar tempo com essas questões.

Uma dose de curiosidade também é interessante, pois pode ajudar você a descobrir soluções que não estão necessariamente prontas. Foi o que Pavel fez em relação à integração entre aplicativos.

Para automatizar o fluxo de caixa, ele queria criar uma conexão direta entre o Airbnb e o Google Planilhas, algo que não existe. Mas aí ele descobriu o Zapier, um aplicativo que permite que qualquer um faça essa integração.

Dessa forma, Pavel automatizou todo processo de atualização das planilhas do Google. O Zapier lê os e-mail enviados pelo Airbnb e automaticamente atualiza as planilhas com dados de check-in, check-out, valores, etc.

Até mesmo as tarefas fora do mundo online ele conseguiu automatizar porque foi atrás das tecnologias que poderiam facilitar o trabalho dele. Eu gosto de usar esse caso como exemplo porque mostra que não é preciso ser uma startup inovadora para adotar recursos de automatização.

Assim como Pavel, os empreendedores devem buscar o espírito do “faça você mesmo” e perceber que automatizar uma empresa não é nada de outro mundo. E ninguém precisa ser um desenvolvedor e inventar automações do zero.

Se você for atrás, com certeza vai encontrar softwares prontos, fáceis de serem usados e que atendem muito bem às suas necessidades.

3. Experimente automatizar tarefas da sua vida pessoal

Não está familiarizado com as tecnologias de automatização e quer ver de perto como elas funcionam? Então comece a usá-las na sua vida pessoal.

Hoje o que não faltam são opções de aplicativos para celular que ajudam a gente a organizar as tarefas do dia a dia, desde aquelas ligadas ao trabalho até a administração da casa ou cuidados com a saúde.

É um excelente primeiro passo!

4. Adote o mindset da automatização

Mais do que uma estratégia, eu enxergo a automatização como um mindset. É algo que precisa ser encarado como uma prioridade pelos empresários que querem ver a empresa crescer.

Ao falar disso, o próprio Pavel relata que ele se tornou obcecado por automatização. Foi justamente por pensar dessa forma que conseguiu construir uma pequena imobiliária de um homem só.

Tudo estava padronizado e automatizado; portanto, não teve que contratar funcionários para atender ao crescimento do negócio.

Veja esse caso como uma inspiração para você adotar esse mindset e fazer com que a automatização seja parte da cultura da sua empresa e da sua vida de empreendedor. Quando os processos estão sendo feitos pela tecnologia, a sua empresa se movimenta por conta própria.

Isso porque você passa a contar com um sistema de apoio à gestão e execução daquelas tarefas que mais tomam o seu tempo. Além de potencializar o crescimento da empresa, você passa a ter mais liberdade, sem precisar ser consumido pelo seu empreendimento.

Busque o espírito de fazer você mesmo, aproveite as tecnologias disponíveis e faça o negócio decolar!

Então, o que achou do artigo? Ficou com alguma dúvida? Compartilhe sua opinião e perguntas comigo nos comentários!