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Descubra os segredos para delegar tarefas com sucesso

26 April, 2022

Delegar tarefas costuma ser uma das maiores dificuldades dos empreendedores. E dá para entender por quê.

Quando você abre um negócio próprio, a empresa se torna uma espécie de filho. Além de ser dono, é você quem toma conta de tudo, resolve os problemas e coloca a mão na massa.

No começo, todas as funções são responsabilidades suas e de mais ninguém.

Por ser o seu projeto de vida, você dá tudo de si, se dedica ao máximo porque quer que a empresa chegue longe!

Mas, conforme o negócio cresce, o empreendedor percebe que não dá conta do recado sozinho.

Então, vê que é hora de buscar ajuda para fazer determinadas tarefas. Só que para um colaborador ou freelancer conseguir atender às suas expectativas, você precisa saber delegar.

Pensando nisso, eu resolvi falar sobre esse assunto no vídeo de hoje. Então vamos falar sobre quais são as maiores dificuldades e como fazer a delegação dar certo!

Por que delegar tarefas para outra pessoa costuma ser tão complicado?

Você provavelmente já ouviu a frase “se quer algo bem feito, faça você mesmo”. Fique sabendo que esse pensamento, aparentemente inocente e até mesmo vangloriado, é um grande inimigo do empreendedorismo.

Isso porque ele sugere que você tem que dar conta de tudo sozinho, o que não funciona a médio e longo prazo, muito menos em empresas bem sucedidas.

Para sua empresa ter um futuro bem sucedido, você precisa aprender a delegar tarefas da melhor forma possível para outros profissionais. Só assim eles vão conseguir entregar o esperado.

Mas para isso, é preciso entender quais são os obstáculos de um processo de delegação eficaz:

As ideias estão na cabeça do empreendedor

Quando a gente faz alguma coisa muitas vezes, ela tende a se tornar automática. É como se fosse um hábito mesmo, algo natural, que você não pensa antes de fazer.

Se você é quem sempre cuidou das finanças da empresa, por exemplo, a visão do fluxo de caixa e das projeções do negócio provavelmente estão claras na sua mente.

Mas e se te perguntarem como você gerencia tudo isso? Saberia dizer quais são as tarefas, etapas e processos para manter o financeiro em ordem?

A maioria dos empreendedores não consegue explicar o passo a passo do trabalho porque já fazem meio que no automático pois fazem isso sozinhos e há muito tempo. 

Ou seja, não têm um processo mapeado, nem um manual com procedimentos que devem ser seguidos a cada etapa.

Não é por acaso que esse costuma ser um grande obstáculo na hora de passar tarefas para um funcionário novo. Ou seja, fazer a delegação.

A seleção e onboarding de funcionários novos não são feitos do jeito certo

É comum que as primeiras contratações aconteçam em cenários de desespero. Quando a coisa aperta, o empreendedor vê que precisa de ajuda e sai correndo em busca de um funcionário “para ontem”.

Então, pede indicações e acaba entrevistando apenas uma ou duas pessoas e contrata a “menos pior”.

Apesar de ajudar no processo de seleção, a confiança numa indicação não pode ser superior à qualidade técnica e ao nível de experiência profissional do candidato.

Ou seja, esse processo precisa ser realizado de outra forma.

Além de contar com uma boa descrição de atribuições e do perfil esperado, você deve filtrar um número significativo de candidatos.

Investir tempo nisso e usar critérios de seleção aumentam as suas chances de fazer a escolha certa.

E o mesmo vale para o processo de onboarding, que muitas vezes não existe.

A maioria dos empreendedores não aproveita os primeiros dias e semanas de trabalho para promover uma imersão do novo colaborador na empresa. É preciso ir além de apenas mostrar o escritório e onde ele vai trabalhar.

Essa é a hora de oferecer treinamento e todas as informações necessárias para que ele entenda como as coisas funcionam.

Muitas vezes a pessoa não atende às expectativas do empreendedor pelo simples fato de que ninguém explicou direito qual é a real função dela ou como deve ser sua rotina de trabalho.

Como em qualquer relacionamento, a maioria das “regras” de uma relação de trabalho são definidas logo no começo, no primeiro mês. 

Portanto, é preciso deixar tudo muito claro, desde o início, para evitar frustrações dos dois lados.

Não existem processos para a realização de tarefas

Eu sempre bato na tecla da importância dos processos porque sem eles fica difícil melhorar e delegar tarefas.

Ao criar um processo, você define exatamente como uma tarefa deve ser feita. Se nada está descrito, é bem provável que uma pessoa faça de um jeito e outra, de outro modo. Ou, pior ainda, pode ser que ninguém realize a atividade da forma certa.

Por isso, é fundamental ter um manual com todas as etapas das tarefas que precisam ser delegadas.

Também é importante acompanhar o que o funcionário está fazendo. Se você percebeu que ele está errando, olhe o manual junto dele para verificar se a explicação está lá. Pode ser que o material não esteja falando de uma das etapas e, portanto, precisa ser corrigido e atualizado.

Além disso, vale a pena definir indicadores de desempenho e pedir que o profissional apresente relatórios periódicos mostrando o que fez.

Dessa forma, você fica sempre por dentro do volume de tarefas, se ele está sendo produtivo, se está entregando o que prometeu. E não deixa de ser uma oportunidade para a pessoa mostrar suas conquistas, dificuldades e buscar formas de melhorar.

Aprenda a delegar para não cair na espiral de frustração

Se você não resolve esses obstáculos da delegação de tarefas, acaba entrando em um ciclo vicioso que só tende a piorar com o tempo.

Isso porque nenhum problema é eliminado, além de ser bem provável que você acabe perdendo a confiança no funcionário uma hora ou outra.

Ficar chateado e não fazer nada para resolver um erro cometido também são atitudes que não levam a lugar nenhum.

Muitos empreendedores preferem resolver eles mesmos a questão.

É algo que pode até funcionar na hora, mas acabam jogando fora a oportunidade de transmitir suas expectativas, mostrar como o trabalho deve ser feito e processualizar as tarefas.

Quem se prejudica com isso não é um ou outro lado, mas a empresa como um todo.

Se você não aprender a delegar, tudo vai continuar sobre as suas costas, o funcionário não vai fazer a tarefa do jeito certo, você perde a confiança neles e todos terminam desmotivados.

3 fases para criar um processo de delegação de sucesso

Agora, finalmente, a gente entra na parte prática do que falamos até agora. Para te ajudar a criar um processo eficaz de delegação de tarefas, eu dividi essa missão em fases:

1. Antes de delegar

O primeiro passo é definir o que você vai delegar, algo que não pode ser feito de forma aleatória.

Delegue as atividades que são seus maiores gargalos, ou seja, que atrapalham o crescimento da sua empresa. E também aquelas tarefas em que você não é muito bom ou que poderiam ser feitas com mais facilidade por profissionais especializados.

Tem empreendedor, por exemplo, que não curte lidar com pagamentos. Por esse e por outros motivos, acaba atrasando as contas, pagando juros e até chateando fornecedores.

Existem também aqueles que não são bons em lidar com marketing, mas enfrentam dificuldades para lidar com as redes sociais.

Em vez de bater cabeça fazendo coisas que você não domina ou simplesmente não gosta, mas que são essenciais, delegue essas tarefas para um funcionário ou freelancer.

Além de desafogar sua rotina, pode gerar resultados melhores do que a empresa estava tendo até então.

Outro ponto de atenção nesta fase é a escolha da pessoa certa.

Com base no que você precisa delegar, fica mais fácil traçar um perfil profissional e desenhar um processo de seleção eficiente.

É preciso que muitos candidatos passem pelo seu funil para encontrar o ideal.

A primeira etapa é o recebimento de currículos. De 100, por exemplo, selecione cerca de 20 ou 30 para entrevistar. Depois, proponha um teste ou faça uma segunda entrevista com os 5 melhores para, então, escolher a pessoa mais adequada para a vaga.

Alguns talvez achem um exagero, mas eu te garanto que não é. 

Nesse momento, a pressa não ajuda em nada. Invista tempo e energia para fazer uma escolha com segurança e com maior chances de sucesso.

2. Durante a delegação

Lembre-se que o que você deseja delegar para o novo funcionário não pode estar só na sua cabeça.

Monte um manual descrevendo cada tarefa em detalhes, deixando claro quais são os objetivos, listando as etapas do processo inteiro.

Toda empresa precisa ter seus processos registrados, com o passo a passo completo. É o chamado SOP (Standard Operating Procedure), que quer dizer Procedimento Operacional Padrão.

Basicamente, é como um manual que acompanha um móvel e mostra quais são todas as peças, as etapas de montagem, onde cada parte se encaixa, qual parafuso deve ser usado em cada lugar. 

E a ideia é que o manual da sua empresa possa ser facilmente consultado a qualquer momento.

Com ele em mãos, fica muito mais fácil mostrar para o funcionário, durante o período de onboarding, o que você espera que ele faça e como.

Se você dedicar uma semana para treinar a pessoa, apresentar o manual, explicar como a empresa funciona e tirar todas as dúvidas, você evita muitos erros no futuro.

Pode ter certeza: é um investimento que se paga um milhão de vezes! 

3. Após a delegação

Depois de delegar as tarefas, o empreendedor precisa reservar momentos dedicados ao acompanhamento do trabalho do funcionário.

É a hora em que você dá e pede feedback, identifica as dificuldades, reconhece os bons resultados e busca formas de melhorar o trabalho.

A partir disso, também é possível descobrir se o profissional precisa mudar ou se são os procedimentos que demandam novos ajustes.

Uma dica é fazer esse acompanhamento com a ajuda de um software, planilha ou outra ferramenta de gerenciamento de projetos. Você cria um tipo de sistema onde é possível reportar todos os outputs do trabalho do funcionário.

Se uma pessoa foi contratada para cuidar de pagamentos, por exemplo, você consegue acompanhar se os pagamentos foram feitos, a quantidade realizada no mês, se os prazos foram seguidos.

Já no caso de um vendedor, o sistema serve para acompanhar quantos contratos foram fechados, mensurar os resultados dos novos negócios.

De forma geral, essa mensuração serve para gerar feedbacks de melhoria para o funcionário ou adequações no processo, o que demanda ajustes no manual.

Coloque confiança na delegação de tarefas

Depois de seguir essas fases, você precisa acreditar que vai dar certo e soltar a mão do profissional que contratou.

Em algum momento, ele precisa ter uma certa independência para tomar as próximas decisões. Do contrário, se você não der esse voto de confiança, ele nunca vai conseguir se desenvolver.

É como o seu filho aprendendo a andar de bicicleta. Uma hora é preciso soltar o banco e deixar ele se equilibrar sozinho. Quedas vão acontecer e isso faz parte do processo, pois as quedas são ótimas fontes de aprendizado.

Assim, em vez de entrar na espiral de frustração, que leva a empresa para baixo, você entra num ciclo que se realimenta constantemente e só melhora!

Tem alguma dúvida? Manda aí nos comentários! E, se você curtiu o conteúdo/vídeo, não deixe de continuar acompanhando o blog! 

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