A maior parte das pessoas precisa se dedicar muito para conquistar certas coisas na vida. Então é compreensível que a lógica do máximo esforço seja usada no mundo do empreendedorismo.

Não é por acaso que nos deparamos com conselhos do tipo “trabalhe enquanto eles dormem”, que sugerem que as pessoas deem o sangue para ter sucesso.

No entanto, eu não concordo com essa ideia, pois acredito que empreendedores bem-sucedidos não devem trabalhar duro, mas, sim, criar sistemas que otimizem suas empresas.

Quer entender mais sobre o assunto? Continue lendo!

Trabalhar duro não é falta de comprometimento

Quando eu digo que um empreendedor bem-sucedido não trabalha duro, estou me referindo a alguém que não trabalha muitas horas por dia, mas não por falta de vontade ou de dedicação.

Isso é possível porque esses profissionais não se inserem em todos os processos e não centralizam todas as decisões. Ou seja, estabelecem uma dinâmica que traz fluidez para o negócio e maior liberdade para eles mesmos.

É, portanto, uma estratégia que não apenas contribui com o empreendimento como também com a qualidade de vida do empreendedor.

Criar sistemas na empresa: o que isso quer dizer?

O que eu chamo de “sistema” aqui é uma espécie de máquina do empreendedor, que engloba todas as operações que garantem o pleno funcionamento do negócio.

Mas não se assuste, pois você não precisa ser engenheiro ou desenvolvedor para criar um sistema desses. O que ele requer é um mindset voltado à automatização de tarefas por meio da adoção de tecnologias.

Para isso, você deve contar com três elementos:

• processos bem definidos;
• tecnologias com funcionalidades de automatização;
• e pessoas para fazer o que a tecnologia não consegue.

Definindo os processos

Este é o primeiro passo, em que você estabelece as bases para a criação de sistemas na sua empresa. Consiste em registrar o passo a passo completo para a realização de tarefas, permitindo que uma determinada rotina seja seguida por todos.

Isso vale tanto para a prestação de um serviço e o desenvolvimento de um produto quanto para os processos de venda, administrativos, financeiros, treinamentos, entre outros.

A ideia é, basicamente, mapear todas as atividades e descrever as etapas, especificando também os diferentes caminhos a serem seguidos dependendo do que acontece em cada uma delas.

Além de mapear todos os processos, é fundamental montar um manual explicando como cada tarefa deve ser feita, quais ferramentas são usadas e de que maneira, quem é o responsável, quais são os resultados esperados, etc.

Essa descrição detalhada das operações necessárias para executar uma tarefa é conhecida como SOP (Standard Operating Procedure) – em português, Procedimento Operacional Padrão. É a melhor maneira de garantir que um mesmo padrão seja seguido na empresa, independentemente de quem for o responsável por realizar a atividade.

Além de fazer um manual no formato de texto, eu recomendo o uso de ferramentas de vídeo para registrar e mostrar todo o processo de forma mais dinâmica. Uma que eu gosto bastante é o Loom, uma extensão do Chrome, muito fácil de usar, que grava a tela do computador e, caso queira, a imagem da câmera.

Com a ajuda de ferramentas desse tipo, você consegue mostrar exatamente como uma tarefa deve ser feita, facilitando a absorção do conteúdo por um funcionário ou freelancer.

De qualquer maneira, essas instruções em vídeo não excluem a necessidade de criar um manual descritivo. Isso porque, depois de a pessoa ser treinada para fazer determinada atividade, é importante que exista um material para consulta caso ela tenha alguma dúvida. 

Adotando as tecnologias

Outro ponto fundamental para a criação de um sistema para a sua empresa é a tecnologia, que pode estar presente de diversas maneiras: planilhas de Excel, software de banco de dados ou CRM (Customer Relationship Management), aplicativos, entre outros.

A escolha das tecnologias mais adequadas depende das suas necessidades e também das suas preferências. Hoje existem inúmeros softwares, programas e aplicativos úteis para as empresas e que oferecem recursos similares. Além de procurar indicações, vale a pena testar algumas delas para encontrar a que mais te agrada.

Com a ajuda da tecnologia, você passa a automatizar diversos processos, poupando seu tempo, que deixa de ser consumido pelas tarefas manuais e passa a ser melhor aproveitado se usado para assuntos estratégicos do negócio.

Mas existe outro aspecto importante que merece atenção: a comunicação entre eles.

Afinal de contas, para criar um sistema não basta adotar várias tecnologias aleatórias. É essencial que haja comunicação entre elas, pois só assim os processo podem evoluir, de etapa para etapa, sem a necessidade de intervenção humana.

Vamos usar um exemplo para deixar claro o que estou querendo dizer.

Imagine que um processo começa com um funcionário da área comercial da empresa que emite uma proposta. Antes de ser enviada para o cliente pela pessoa de vendas, um freelancer precisa fazer um contrato, que será atrelado a ela.

Em vez de ficar trocando mensagens, o comercial anexa a proposta em uma plataforma e dá o “ok” para acionar a pessoa responsável pela próxima etapa, que recebe um e-mail indicando que o documento ficou pronto. Então, esse outro profissional faz o contrato, seguindo as instruções de um manual. Assim que terminar, informa a plataforma, que envia um e-mail para a pessoa de vendas, quem realmente manda a proposta e o contrato para o cliente.

Tudo isso acontece sem que ninguém tenha que gerenciar a comunicação entre as partes envolvidas nessas tarefas, que dependem uma da outra.

É assim que um sistema deve funcionar, automatizando as atividades, facilitando a rotina de trabalho e poupando tempo. Embora a implementação de tudo isso demande esforço, é um investimento que compensa.

Contratando pessoas

De nada adianta mapear os processos, detalhar todas as etapas e adotar as tecnologias adequadas se você não contar com as pessoas certas para fazer o sistema funcionar.

Para isso, é preciso fazer um processo de seleção cuidadoso. Mesmo que você esteja com pressa de contratar alguém, avalie e faça entrevistas com diversos candidatos até encontrar um profissional com o nível de experiência e a qualidade técnica necessária.

Muitas vezes, o empreendedor acaba entrevistando poucas pessoas, com base apenas em indicações. Assim, deixam de usar critérios de seleção rigorosos que ajudam a encontrar o profissional ideal.

Como se trata de um investimento para a sua empresa, vale a pena investir um tempo nisso para evitar frustrações.

Outro ponto fundamental é o onboarding. Nos primeiros dias e semanas de trabalho do novo funcionário, você deve promover uma imersão dele na empresa. Ou seja, oferecer o treinamento necessário e compartilhar todas as informações para ele entender como o sistema funciona.

Dessa forma, a pessoa aprende a fazer as tarefas delegadas e consegue seguir por conta própria. Isso porque a partir do momento em que o funcionário aprende os processos, com a ajuda dos manuais e das tecnologias, você se poupa de ter que ficar lembrando ele de algo que deve ser feito ou de acabar fazendo no lugar dele.

Pensar no estratégico para não se afundar no operacional

Tudo o que descrevi até aqui eu aplico nas minhas empresas. Na parte de produção de conteúdo, por exemplo, o Trello é uma ferramenta que funciona muito bem.

Assim que uma ideia de conteúdo é inserida lá, os pesquisadores recebem uma notificação do Trello e podem se designar para a tarefa. No mesmo card da ideia, aparece um checklist e um template que deve ser usado. Conforme a atividade avança, os itens vão sendo tocados. As tarefas também são passadas aos redatores, e o primeiro que chegar pega a tarefa para fazer. Assim que os artigos são finalizados, o gerente recebe uma notificação e faz a revisão final.

Esse é apenas um exemplo de como a criação de sistema ajuda o empreendedor a deixar de se ocupar com o operacional para focar na parte estratégica do negócio.

Em vez de trabalhar dentro da máquina, você consegue ter uma visão do todo e identificar o que não está funcionando direito, o que precisa ser melhorado, se alguma parte do manual precisa ser reescrita e assim por diante.

Em vez de trabalhar duro, o empreendedor passa a ganhar tempo

A partir do momento em que você cria um sistema para a sua empresa, seu empreendimento deixa de consumir todo seu tempo e energia. Ou seja, você começa a tocar a empresa com maior equilíbrio, sem ter que abrir mão da sua qualidade de vida.

É isso o que para mim significa “não trabalhar duro”.

Diante dessa necessidade, eu escrevi o livro “Tempo é o Melhor Negócio”, em que abordo a ideia de que o empreendimento deve ser, além de um negócio, uma ponte para você fazer outras coisas que deseja para sua vida.

Se deixarmos de pensar nisso, estaremos apenas em busca de dinheiro, sendo que as melhores coisas da vida não se compram. Mais do que gerar lucro, sua empresa precisa permitir que você tenha tempo livre para curtir os momentos mais importantes.

Por isso, criar um sistema que automatize as tarefas e traga eficiência é essencial.

Caso queira saber mais como comprar seu tempo e liberdade de volta, baixe o primeiro capítulo do livro e se aprofunde no tema!